Executive Assistant (x/f/m)

Vos missions Au sein de l'organisation Tech Product, dans un contexte de forte croissance et de complexification des produits, notamment autour de solutions innovantes et à fort impact, vous accompagnerez 2 à 3 Vice Présidents. Vous serez intégré(e) à l’équipe “Executive Assistants”. En tant que “Executive Assistant”, votre rôle sera clé pour leur permettre d'accélérer leur impact sur le produit et le business. Vous les aiderez à maîtriser leur temps pour qu'ils/elles puissent se concentrer sur: la stratégie produit, l’architecture technique, le management d'équipe et l’exécution opérationnelle. Vous serez un(e) véritable partenaire de confiance pour vos stakeholders, capable d’anticiper leurs besoins, de structurer les priorités et de fluidifier les interactions au sein d’une organisation complexe et en constante évolution. Vos responsabilités incluent, mais ne sont pas limitées à : Piloter et optimiser la gestion des agendas de 2 à 3 VPs (priorisation, arbitrage, construction d’une “time matrix” efficace) Coordonner les échanges entre les équipes Product, Engineering, Data, Design et Business, en comprenant les priorités, en gérant les agendas et en s’appuyant sur les autres EAs pour faire avancer les sujets Préparer et orchestrer les réunions clés (comités, all-hands, revues trimestrielles, lancements produits) Gérer l’ensemble des sujets administratifs pour les VPs (notes de frais, outils internes, validations, déplacements) Organiser et coordonner des événements d’équipe (offsites, hackathons) Soutenir les processus de recrutement de profils techniques (coordination des entretiens, suivi des candidats) Les qualités attendues pour ce poste Avant de poursuivre votre lecture, si vous n'avez pas le profil exact décrit ci-dessous, mais que vous pensez que cette description de poste correspond à vos compétences et à vos aspirations, nous vous encourageons tout de même à postuler. Vous pourrez être le/la prochain(e) membre de notre équipe si vous : Disposez d’au moins 5 ans d’expérience en tant que Executive Assistant auprès de leaders (C-level ou VP) Possédez un excellent sens de l’organisation et une capacité à gérer de multiples priorités et stakeholders simultanément Savez avancer en autonomie, aller naturellement vers les bonnes personnes pour collecter l'information et prendre les devants pour que rien ne reste en suspens Êtes à l’aise dans des environnements complexes, dynamiques et en forte croissance (idéalement Tech / Product) Faites preuve d’une grande intelligence émotionnelle et savez adapter votre communication avec tact et justesse Une compréhension des enjeux organisationnels Ce serait fantastique si vous aviez aussi: Une expérience dans des environnements Tech ou Produit Une expérience dans la coordination de projets transverses ou d’initiatives d’équipe Une appétence pour améliorer les process et structurer des modes de fonctionnement Notre offre Une mutuelle avantageuse prise en charge à 100 % par Doctolib pour les employés et leurs enfants 25 jours de congés payés et jusqu'à 14 jours de RTT par an (hors équipes Customer Care) Un programme de santé mentale et de coaching personnalisé gratuit avec notre partenaire Moka.care 10 jours par an de télétravail à l’étranger possible Des tickets restaurant d'une valeur de 8,50 € par jour, dont 4,50 € pris en charge par Doctolib Un programme d'intégration complet de 3 mois incluant la Doctolib Academy et diverses formations (langues, soft skills, compétences techniques) Une subvention du comité d’entreprise pour le remboursement d'une partie de l'inscription à un club de sport ou à une activité créative Un remboursement à 50 % de l'abonnement aux transports en commun Un mois de congé supplémentaire au congé parental légal grâce au programme "Parent Care" Pour les salariés en situation de handicap ou proches aidants, un package comprenant une adaptation du télétravail, des jours d'absence autorisée payés pour les rendez-vous médicaux et ... (truncated, view full listing at source)